Checklist chuẩn bị đám cưới theo từng mốc thời gian

Chuẩn bị đám cưới cần những gì? Nói ngắn gọn: rất nhiều việc nhỏ, và phần lớn chúng phụ thuộc vào nhau. Chưa chốt ngày thì chưa đặt được nhà hàng, chưa biết số khách thì chưa biết đặt bao nhiêu bàn, chưa có danh sách khách thì chưa gửi được thiệp. Chia việc theo mốc thời gian giúp hai bạn biết lúc nào cần làm gì, thay vì dồn hết vào tuần cuối.

Checklist dưới đây đi từ lúc bắt đầu bàn chuyện cưới tới sau ngày tiệc. Các mốc chỉ là gợi ý. Mỗi nhà hàng, studio, thợ trang điểm có lịch nhận khách khác nhau, mùa cưới cũng khác mùa thường, nên hãy hỏi trực tiếp từng nơi để biết họ cần bạn đặt trước bao lâu.

Lưu ý: bài do đội ngũ meHappy viết. Ở các mục gửi thiệp, xác nhận tham dự và hộp mừng cưới, ví dụ được lấy từ tính năng của meHappy, có ghi rõ tính năng nào thuộc gói nào.

Tóm tắt

• Việc đầu tiên là chốt ba thứ: ngày cưới, ngân sách tổng và số khách dự kiến. Gần như mọi quyết định sau đều dựa vào ba con số này.
• Các dịch vụ dễ hết lịch (nhà hàng, studio chụp ảnh, trang điểm) nên hỏi và đặt sớm nhất. Thời gian đặt trước tuỳ từng nơi, hãy hỏi họ.
• Khoảng một tháng trước cưới là lúc gửi thiệp và xin khách xác nhận tham dự, để còn thời gian nhắc khách trước khi báo số bàn.
• Khoảng một tuần trước cưới, chốt số bàn với nhà hàng và phát lịch trình ngày cưới cho người phụ giúp.
• Sau đám cưới, nhắn cảm ơn khách và tổng kết tiền mừng khi trí nhớ còn mới.

Trước khi gọi bất kỳ nhà hàng nào, hai bạn và hai bên gia đình nên thống nhất ba điều. Thiếu một trong ba, các bước sau rất dễ phải làm lại.

• Chốt ngày cưới. Nếu gia đình bạn có thói quen xem ngày, xem giờ đẹp cho lễ ăn hỏi và đón dâu, nhớ rằng đây là tập quán của từng nhà chứ không phải quy định bắt buộc, nên hãy hỏi ý bố mẹ hai bên từ sớm. Nên có một ngày chính và một hai ngày dự phòng, phòng khi nhà hàng đã kín lịch vào ngày bạn chọn.
• Chốt ngân sách tổng. Thống nhất trước ai lo khoản nào: nhà trai, nhà gái hay hai bạn tự lo. Chia ngân sách thành các nhóm lớn (tiệc, ảnh, trang phục, lễ vật, thiệp và phát sinh) để dễ theo dõi.
• Ước lượng số khách. Mỗi bên tự lên danh sách sơ bộ: họ hàng, bạn bè của bố mẹ, bạn bè và đồng nghiệp của hai bạn. Con số này quyết định quy mô nhà hàng bạn cần tìm.
• Thống nhất hình thức. Tổ chức tiệc ở nhà hàng, ở nhà hay cả hai; tổ chức chung hay tách tiệc nhà trai, nhà gái.
• Chọn cách ghi chép chung. Một bảng tính dùng chung hoặc một cuốn sổ để cả hai cùng cập nhật việc đã xong, tiền đã cọc.

Đây là giai đoạn đặt những dịch vụ khó thay thế nhất. Nếu cưới vào mùa cưới hoặc ngày đẹp, bạn có thể cần bắt đầu sớm hơn, vì vậy hãy hỏi lịch của từng nơi thay vì đợi đúng mốc.

• Đi xem và đặt nhà hàng. Hỏi rõ sức chứa sảnh, thực đơn, số bàn tối thiểu, chính sách cọc và hạn chót báo số bàn chính thức. Hạn chót này quyết định lịch gửi thiệp của bạn về sau.
• Đặt studio chụp ảnh cưới và quay phim ngày cưới. Hỏi gói gồm những gì, thời gian giao ảnh, có chụp ngoại cảnh không.
• Đặt thợ trang điểm, làm tóc cho cô dâu, và hỏi có trang điểm cho mẹ hai bên không.
• Bàn với gia đình về các lễ. Lễ dạm ngõ (nếu nhà bạn có tổ chức), lễ ăn hỏi, lễ đón dâu: tổ chức ngày nào, ai đại diện phát biểu, nhà trai sang nhà gái bao nhiêu người.
• Kiểm tra giấy tờ. Tìm hiểu thủ tục đăng ký kết hôn ở nơi bạn cư trú và giấy tờ cần chuẩn bị.

Khi đã có ngày và địa điểm, đây là lúc lo ảnh cưới, trang phục và người phụ giúp.

• Chụp ảnh cưới. Chụp sớm để có ảnh đưa lên thiệp và in ảnh trang trí ngày cưới.
• Chọn trang phục. Váy cưới, áo dài cho lễ ăn hỏi, vest chú rể, áo dài hoặc trang phục cho bố mẹ và phù dâu, phù rể. Hỏi tiệm thời gian may hoặc sửa đồ.
• Lên danh sách khách chi tiết. Ghi tên, số điện thoại, khách của nhà trai hay nhà gái, dự lễ nào. Danh sách có số điện thoại sẽ rất có ích khi gửi thiệp và nhắc khách sau này.
• Chọn phù dâu, phù rể và người phụ giúp. Nên có một người lo việc đón khách, một người lo hậu cần và một người giữ lịch trình.
• Bàn với nhà hàng về trang trí, âm thanh, MC, ban nhạc nếu nhà hàng có cung cấp.

Giai đoạn này dành cho việc chuẩn bị thiệp và các đồ dùng cho lễ ăn hỏi, đón dâu.

• Làm thiệp cưới. Quyết định dùng thiệp giấy, thiệp online hay cả hai. Thiệp online gửi được qua tin nhắn và sửa được sau khi gửi; khách mở lại link là thấy bản mới. Nếu cần hướng dẫn từng bước, xem bài cách làm thiệp cưới online.
• Viết lời mời. Thống nhất cách xưng hô theo từng nhóm khách (họ hàng, bạn của bố mẹ, bạn bè). Có thể tham khảo mẫu lời mời đám cưới.
• Chuẩn bị đủ thông tin trên thiệp: ngày giờ dương lịch (và âm lịch nếu gia đình muốn), địa chỉ nhà hàng, giờ đón khách, giờ khai tiệc, tên bố mẹ hai bên nếu gia đình muốn ghi.
• Chuẩn bị lễ vật ăn hỏi (nếu có). Đặt tráp, hỏi gia đình về số tráp và lễ vật theo phong tục của vùng.
• Đặt xe đón dâu, hoa cưới, nhẫn cưới.
• Chuẩn bị hộp mừng cưới. Nếu muốn khách ở xa mừng qua chuyển khoản, bạn có thể đặt mã QR ngân hàng lên thiệp. Trên meHappy, hộp mừng cưới QR có ở mọi gói; mã QR là tài khoản của chính bạn nên tiền khách chuyển vào thẳng tài khoản. Xem thêm mẫu thiệp cưới có QR mừng cưới.

Gửi thiệp khoảng một tháng trước giúp khách có thời gian sắp xếp, còn bạn có thời gian nhận phản hồi và nhắc lại trước hạn báo số bàn của nhà hàng. Nếu nhà hàng yêu cầu báo số sớm hơn, hãy lùi mốc này lên cho khớp.

• Gửi thiệp cho khách ở xa và người lớn tuổi trước. Với họ hàng, bạn của bố mẹ, bạn có thể đưa thiệp tận tay nếu gia đình muốn.
• Gửi thiệp online qua Zalo, Messenger hoặc SMS. Tin nhắn kèm một câu mời ngắn và tên người nhận sẽ thân hơn một đường link trơn. Xem mẫu tin nhắn trong bài gửi thiệp cưới qua Zalo.
• Xin khách xác nhận tham dự. Hỏi ít mà đủ: có đến không, đi mấy người, khách của nhà trai hay nhà gái, dự lễ nào. Cách đặt câu hỏi và quy phản hồi ra số bàn có trong bài xác nhận tham dự đám cưới (RSVP).
• Đánh dấu ai đã nhận thiệp. Ghi ngay vào danh sách khách để không gửi trùng hoặc sót.
• Thử trang phục lần đầu và đặt lịch thử lần cuối.

Nếu dùng thiệp online của meHappy, form xác nhận tham dự đầy đủ có ở gói PRO và VIP, phản hồi hiện ở trang quản lý khách mời và xuất được ra file CSV. Gói BASIC không có form này. Với link ghi tên từng khách, bạn biết được khách đó đã mở thiệp hay chưa; link chung gửi cho cả nhóm thì không biết ai đã mở.

Đây là lúc gom phản hồi và rà lại mọi thứ đã đặt.

• Nhắc khách chưa phản hồi. meHappy không có tính năng tự động nhắc khách, nên việc nhắc là tin nhắn tay hoặc gọi điện. Ưu tiên nhắc những người bạn chưa chắc sẽ đến.
• Gọi xác nhận lại với từng dịch vụ: nhà hàng, studio, trang điểm, xe, hoa, MC. Hỏi giờ có mặt và người liên hệ trong ngày.
• Thử trang phục lần cuối, kể cả giày và phụ kiện.
• Viết lịch trình ngày cưới theo từng mốc giờ: trang điểm, lễ đón dâu, di chuyển, đón khách, khai tiệc.
• Chuẩn bị phần phát biểu của đại diện hai gia đình và của hai bạn nếu có.

Tuần cuối là tuần chốt số. Báo nhà hàng đúng hạn họ yêu cầu, và hỏi nhà hàng cách xử lý nếu số khách thực tế chênh với số đã báo.

• Tổng hợp phản hồi và chốt số bàn với nhà hàng. Tách khách nhà trai, nhà gái nếu hai bên thanh toán riêng.
• Sắp xếp chỗ ngồi cho các bàn quan trọng: họ hàng thân, bạn của bố mẹ, khách lớn tuổi.
• Phân việc cho người phụ giúp và gửi họ lịch trình, số điện thoại các dịch vụ.
• Chuẩn bị đồ dùng mang theo: nhẫn, giấy tờ, hộp đựng phong bì mừng cưới, sổ ghi tên khách, đồ trang điểm dặm, sạc điện thoại.
• Chuẩn bị tiền mặt để thanh toán nốt cho các dịch vụ và lì xì cho người phụ giúp nếu gia đình có lệ này, chia sẵn vào phong bì.
• Ngủ đủ. Hai bạn sẽ cần sức cho ngày cưới.

Đến ngày cưới, việc của hai bạn là có mặt đúng giờ và để người khác lo phần còn lại.

• Làm theo lịch trình đã gửi. Giao một người cầm lịch trình và nhắc giờ.
• Giao người tin cậy giữ hộp mừng cưới và sổ ghi tên khách.
• Để một người liên hệ với nhà hàng về giờ lên món, âm thanh, ánh sáng.
• Kiểm tra đồ lễ trước giờ đón dâu (nếu có).
• Dành vài phút cho nhau giữa các phần lễ. Cả ngày rất dễ trôi qua mà hai bạn chưa kịp nói chuyện.

Làm sớm những việc này khi mọi người còn nhớ rõ ai đã đến, ai đã mừng.

• Nhắn cảm ơn khách đã đến dự hoặc gửi lời chúc. Một tin nhắn ngắn kèm ảnh cưới là đủ.
• Tổng kết tiền mừng. Mở phong bì cùng người thân, ghi tên và số tiền vào sổ hoặc bảng tính. Tiền mừng qua chuyển khoản thì đối chiếu với lịch sử giao dịch ngân hàng. Trên meHappy, bạn có thể ghi tay tiền mừng của từng khách (tiền mặt hoặc vàng) trong trang quản lý khách mời và xem tổng tiền mừng đã nhận; số liệu này không tự đồng bộ từ ngân hàng.
• Thanh toán nốt cho các dịch vụ còn lại và lấy hoá đơn, biên nhận.
• Nhận ảnh, phim cưới và gửi cho gia đình hai bên.
• Làm thủ tục đăng ký kết hôn nếu chưa làm trước cưới.

Nên bắt đầu chuẩn bị đám cưới trước bao lâu?
Không có con số chung cho mọi cặp đôi. Hãy chốt ngày trước, rồi hỏi nhà hàng, studio và thợ trang điểm bạn thích xem họ cần đặt trước bao lâu, nhất là vào mùa cưới. Lịch của các dịch vụ này sẽ quyết định bạn cần bắt đầu sớm tới đâu.

Khi nào nên gửi thiệp cưới?
Mốc gợi ý là khoảng một tháng trước cưới, và gửi sớm hơn cho khách ở xa hoặc người lớn tuổi. Điều quan trọng là tính ngược từ hạn báo số bàn của nhà hàng để còn thời gian nhận phản hồi và nhắc khách.

Có cần xin khách xác nhận tham dự không?
Không bắt buộc, nhưng giúp bạn báo số bàn sát thực tế hơn. Bạn có thể hỏi qua tin nhắn, điện thoại hoặc form trên thiệp online. Dù dùng cách nào, vẫn nên lên lịch nhắc những người chưa trả lời.

Việc chuẩn bị sẽ dễ theo hơn khi bạn chia việc theo mốc và tính ngược từ hai hạn chót: ngày cưới và hạn báo số bàn của nhà hàng. Hãy lưu bảng tóm tắt ở đầu bài, điều chỉnh các mốc theo lịch thật của nhà hàng và gia đình bạn, rồi đánh dấu từng việc khi xong.

Khi tới mốc làm thiệp, bạn có thể bắt đầu với một thiệp cưới online để gửi qua tin nhắn, nhận xác nhận tham dự (gói PRO, VIP) và đặt hộp mừng cưới QR trên cùng một tấm thiệp.