Xác nhận tham dự đám cưới (RSVP): cách chốt số khách

Đặt bàn tiệc cưới là một trong những việc khó nhất của khâu khách mời. Đặt dư thì trả tiền cho những mâm không ai ngồi, đặt thiếu thì khách đến nơi phải đứng chờ kê thêm bàn. Cách chắc chắn nhất để con số sát thực tế là hỏi khách xác nhận tham dự (RSVP) từ sớm, nhắc đúng lúc và cộng phản hồi một cách có hệ thống.

Bài này giải thích RSVP là gì, nên hỏi khách những gì, lịch nhắc khách gợi ý và cách đổi danh sách phản hồi thành số bàn để báo nhà hàng.

Công khai: bài do đội ngũ meHappy viết. Ở những đoạn nhắc tới thiệp cưới online có xác nhận tham dự, ví dụ được lấy từ tính năng của meHappy, kèm rõ giới hạn của từng gói.

Tóm tắt

• RSVP là việc khách báo trước có đến dự hay không và đi mấy người, giúp bạn chốt số khách đám cưới trước khi nhà hàng khoá số bàn.
• Form xác nhận tham dự nên hỏi ít mà đủ: tên, có đi không, đi mấy người, khách của nhà trai hay nhà gái, dự sự kiện nào. Câu hỏi thêm (ăn chay, trẻ em, chỗ đỗ ô tô) chỉ thêm khi bạn thật sự dùng tới.
• Link ghi tên từng khách cho bạn biết ai đã mở thiệp, ai chưa. Link chung gửi cho cả nhóm thì không biết được ai đã xem.
• meHappy không tự động nhắc khách: việc nhắc là tin nhắn tay hoặc gọi điện, nên cần một lịch nhắc rõ ràng (4 tuần, 2 tuần, 1 tuần trước cưới).
• Khách chưa trả lời nên được gọi hỏi trực tiếp trước khi chốt, thay vì đoán theo một tỉ lệ chung.

RSVP là viết tắt của cụm tiếng Pháp "Répondez s'il vous plaît", nghĩa là "vui lòng phản hồi". Trên thiệp cưới, RSVP là lời đề nghị khách báo trước mình có đến dự tiệc hay không, và nếu có thì đi bao nhiêu người.

Ở Việt Nam, việc này quan trọng vì tiệc cưới thường tính tiền theo bàn. Nhà hàng thường yêu cầu cô dâu chú rể chốt số bàn trước ngày cưới một khoảng thời gian để chuẩn bị nguyên liệu và nhân sự. Mốc cụ thể mỗi nơi một khác, nên hãy hỏi thẳng nhà hàng của bạn ngay lúc ký hợp đồng: hạn chốt số bàn là ngày nào, được tăng hoặc giảm bao nhiêu bàn sau hạn đó, và bàn dự phòng tính tiền thế nào.

Biết được hạn chốt, bạn mới đặt được lịch hỏi khách ngược về trước. Không có RSVP, con số bạn báo nhà hàng chỉ là ước đoán dựa trên danh sách đã mời, mà không phải ai được mời cũng đến được.

Có ba cách phổ biến, và nhiều cặp đôi kết hợp cả ba tuỳ nhóm khách.

Cách thực tế là dùng thiệp cưới có xác nhận tham dự (cách làm từng bước có ở bài cách làm thiệp cưới online) cho phần lớn khách (bạn bè, đồng nghiệp), rồi gọi điện cho nhóm họ hàng lớn tuổi và những ai chưa trả lời. Phần mẫu tin nhắn gửi kèm thiệp, bạn có thể xem ở bài gửi thiệp cưới qua Zalo.

Form càng ngắn, khách càng dễ điền xong. Hãy chỉ hỏi những thông tin bạn thật sự dùng để đặt bàn hoặc sắp chỗ.

Form xác nhận tham dự trên thiệp meHappy (gói PRO và VIP) có sẵn các ô sau:

• Họ và tên (bắt buộc)
• Email
• Số điện thoại
• Khách mời của (nhà trai hoặc nhà gái)
• Số người tham dự
• Sự kiện tham gia
• Bạn có tham dự không (Có hoặc Không)

Ngoài các ô mặc định, bạn có thể thêm câu hỏi tuỳ chỉnh. Một số câu hỏi đáng cân nhắc:

• Có ai ăn chay không? Giúp nhà hàng chuẩn bị đúng số suất chay, tránh phải xoay xở trong ngày cưới.
• Có đưa trẻ em đi cùng không, mấy bé? Có nhà hàng tính suất trẻ em khác người lớn, và trẻ nhỏ cũng chiếm chỗ ngồi.
• Có cần chỗ đỗ ô tô không? Hữu ích khi sảnh tiệc ít chỗ đỗ hoặc bạn cần báo trước với bãi xe.
• Bạn đi tiệc buổi nào? Dùng khi nhà trai và nhà gái tổ chức ở hai buổi hoặc hai nơi khác nhau, nếu ô "Sự kiện tham gia" chưa đủ diễn đạt điều bạn muốn hỏi.

Form không có ô "ghi chú" mặc định. Nếu muốn khách để lại lời nhắn tự do (ví dụ dị ứng thức ăn), hãy thêm một câu hỏi tuỳ chỉnh cho việc đó.

Gửi một link chung vào nhóm Zalo thì nhanh, nhưng bạn sẽ không biết ai đã mở thiệp. Người không trả lời có thể là chưa xem, cũng có thể là đã xem nhưng chưa quyết. Hai trường hợp này cần cách nhắc khác nhau.

Link ghi tên từng khách giải quyết chuyện đó. Mỗi khách nhận một link riêng: thiệp hiện tên khách, form xác nhận tự điền sẵn tên người đó, và câu trả lời gắn vào đúng dòng của khách trong danh sách. Ô "Bạn có tham dự không" được cố ý để trống, để khách tự chọn.

Với link ghi tên, trang quản lý khách mời hiện khách đã xem hay chưa xem thiệp và thời điểm mở. Đây là thông tin chỉ có ở link riêng, link chung không cho biết ai đã mở.

Số link ghi tên mỗi thiệp phụ thuộc gói trên meHappy:

Với gói PRO, cách dùng hợp lý là dành 20 link ghi tên cho những khách bạn cần theo dõi sát nhất (ông bà, khách quý, người ở xa), còn lại gửi link chung. Nếu muốn theo dõi từng khách trong cả danh sách, gói VIP không giới hạn số link.

meHappy không có tính năng tự động nhắc khách. Việc nhắc là bạn tự nhắn tin hoặc gọi điện, nên một lịch cố định sẽ giúp bạn không bỏ sót. Lịch dưới đây là gợi ý, hãy dời theo hạn chốt bàn của nhà hàng.

• Khoảng 4 tuần trước cưới: gửi thiệp kèm lời nhờ khách xác nhận tham dự. Ghi rõ hạn trả lời trong thiệp hoặc tin nhắn, ví dụ "nhờ bạn xác nhận giúp trước ngày..." (gợi ý câu chữ có ở bài mẫu lời mời đám cưới).
• Khoảng 2 tuần trước cưới: mở danh sách phản hồi, lọc theo trạng thái để ra những khách trong danh sách chưa trả lời (khách nhận link chung thì đối chiếu với danh sách mời gốc). Nhắn lại từng người. Với khách có link ghi tên, xem họ đã mở thiệp chưa: chưa mở thì gửi lại link, đã mở thì nhắc nhẹ việc xác nhận.
• Khoảng 1 tuần trước cưới (hoặc trước hạn của nhà hàng): gọi điện cho những người vẫn im lặng, rồi chốt con số để báo nhà hàng.

Chia việc nhắc theo nhà: nhà trai nhắc khách nhà trai, nhà gái nhắc khách nhà gái. Bộ lọc theo nhóm và theo trạng thái trong trang quản lý khách mời giúp mỗi bên lấy đúng danh sách của mình.

Khi gần hạn chốt, bạn sẽ có ba nhóm khách: đã xác nhận đi, đã báo không đi, và chưa trả lời. Cách cộng như sau.

Bước 1: cộng số người của nhóm "có tham dự". Dùng cột "số người tham dự", không đếm số dòng. Một dòng có thể là cả gia đình ba, bốn người.

Bước 2: xử lý nhóm chưa trả lời. Đây là nhóm làm lệch con số nhiều nhất. Thay vì áp một tỉ lệ đoán chung, hãy gọi hỏi trực tiếp những người này trước khi chốt. Ai vẫn không liên lạc được thì bạn và gia đình tự quyết theo mức thân thiết: người thân thường đến thì tính vào, người quen xa thì có thể không tính.

Bước 3: cộng khách đi cùng chưa khai báo. Ví dụ khách mời một người nhưng có thể đưa vợ chồng hoặc con nhỏ theo. Nếu bạn đã hỏi số trẻ em trong form, cộng thêm phần đó.

Bước 4: chia theo số ghế mỗi bàn. Hỏi nhà hàng một bàn ngồi mấy người, lấy tổng số khách chia cho số đó và làm tròn lên. Phần trừ hao (một vài bàn dự phòng) nên bàn với nhà hàng: hỏi họ có giữ bàn dự phòng không và tính tiền ra sao nếu không dùng tới.

Bước 5: tách theo nhà nếu cần. Nếu nhà trai và nhà gái ngồi khu riêng hoặc tổ chức hai tiệc, lọc theo cột "khách mời của" để ra số bàn cho từng bên.

Danh sách phản hồi nằm trong trang Quản lý khách mời, nhưng nhiều nhà vẫn muốn có một bảng tính để cả hai bên gia đình cùng xem. Có hai cách lấy dữ liệu ra.

Xuất file CSV. File mở được bằng Excel hoặc Google Sheets, gồm tên, số điện thoại, khách của, số người, sẽ tham dự, ngày phản hồi, đã xem thiệp, tiền mừng, link mời và câu trả lời của từng câu hỏi tuỳ chỉnh. Từ file này, bạn dùng bộ lọc và hàm cộng của Excel để làm các bước ở phần trên.

Đồng bộ Google Sheet. Sau khi kết nối tài khoản Google, mỗi form xác nhận tham dự có một tệp riêng trong Google Drive của chính bạn. Bạn có thể chia sẻ tệp đó cho bố mẹ hoặc người lo khâu khách mời, thay vì gửi qua lại nhiều bản file.

Nếu bạn đã có danh sách khách sẵn trong Excel, có thể nhập vào trang quản lý khách mời rồi chia nhóm, để phần phản hồi khớp với danh sách gốc.

RSVP là gì trên thiệp cưới?
RSVP là lời đề nghị khách báo trước có đến dự hay không và đi mấy người. Trên thiệp cưới online, RSVP thường là một form để khách điền ngay khi xem thiệp.

Gói miễn phí của meHappy có xác nhận tham dự không?
Không. Form xác nhận tham dự đầy đủ có từ gói PRO (190.000đ) trở lên. Gói BASIC miễn phí vẫn làm được thiệp và có 3 link ghi tên khách mỗi thiệp, nhưng không có form xác nhận tham dự đầy đủ. Chi tiết các gói ở trang bảng giá.

meHappy có tự động nhắc khách chưa trả lời không?
Không. meHappy không gửi nhắc tự động. Với khách đã có trong danh sách (nhập từ Excel hoặc gửi link ghi tên), bạn lọc theo trạng thái trong trang quản lý khách mời rồi tự nhắn tin hoặc gọi điện. Khách nhận link chung thì đối chiếu với danh sách mời gốc.

Gửi link chung có biết ai đã xem thiệp không?
Không. Trạng thái đã xem, chưa xem và thời điểm mở thiệp chỉ có với khách được gửi link ghi tên riêng. Gói PRO có 20 link ghi tên mỗi thiệp, gói VIP không giới hạn.

Chốt số khách đám cưới chính xác không phụ thuộc vào công cụ nào, mà vào việc hỏi sớm, nhắc theo lịch và gọi trực tiếp những người còn im lặng. Một form xác nhận tham dự ngắn gọn và link ghi tên cho các khách quan trọng giúp bạn bớt phần chép tay, và có sẵn danh sách để cộng ra số bàn.

Nếu bạn muốn thử thiệp cưới có xác nhận tham dự, xem các mẫu thiệp và tính năng ở trang thiệp cưới meHappy, rồi so các gói ở trang bảng giá để chọn mức phù hợp với số khách cần theo dõi.